Hoe een neurodiversvriendelijke nieuwjaarsreceptie organiseren?

Het is de tijd van het jaar waarin eindejaarsfeesten en nieuwjaarsreceptie op het werk of privé onze agenda’s vullen. Voor veel bedrijven is het organiseren hiervan een traditie geworden en een opportuniteit om de medewerkers te bereiken en verbinding onder elkaar te creëren. Om dit te bereiken is het natuurlijk belangrijk dat iedereen zich thuis en welkom voelt op het event. En dan rijst vaak de vraag: hoe kunnen we ervoor zorgen dat onze evenementen inclusief en gastvrij zijn voor iedereen? Hierbij denken we vaak aan vermijden van religieuze zaken, voedsel en drank, … En wordt neurodiversiteit nog vaak over het hoofd wordt gezien in de organisatie. In dit artikel geven we tips over hoe je jouw event zo neurodiversvriendelijk of neuro-inclusief kan organiseren.

Bevraag de verwachtingen en voorkeuren

“Als je één neurodivergent hebt ontmoet, heb je één neurodivergent ontmoet.” Daarmee bedoelen we dat iedereen anders is, en je best geen veronderstellingen maakt. Om een voorbeeld te geven niet elke autistische persoon verafschuwt sociale events, niet iedereen met ADHD is een spring-in-het-veld die tot in de vroege uurtjes staat te shaken op de dansvloer, …

En daarnaast zijn vaak kleine aanpassingen voor iedereen beter achteraf gezien. Daarom bevraag iedereen, niet enkel neurodivergente medewerkers, naar wat hun verwachtingen en voorkeuren zijn en werk naar een consent. Iets waarin iedereen zich wel kan vinden.

Geen tijd om dit te doen? Geen probleem stel een feestcomité samen of vraag raad aan verscheidene neurotypes binnen je bedrijf. Vaak openen zij onze ogen voor drempels of uitdagingen die voor ons vanzelfsprekend leken en waar we nooit eerder bij hebben stilgestaan.

Praktische aanpakken

Met deze praktische aanpakken zet je alvast de eerste stappen richting een event waar iedereen zich welkom en comfortabel voelen:

• Voorzie een ruimte waar mensen zich kunnen afzonderen van sensorische overbelasting (zoals geluid, licht, geuren, …) en een beetje tot rust kunnen komen en het feestgedruis even kunnen ontvluchten. Een soort van chillruimte of prikkelarmeruimte.
• Voorzie oordopjes en zonnebrillen: zodat wie wat minder geluid of licht wil, toch kan deelnemen aan het feestje en zich op hun gemak kunnen voelen. Zo voorkom je ook dat deze mensen zich buitengesloten voelen.
• Meng geen concepten zoals netwerken en feesten. Een netwerkgesprek voeren met feestmuziek op de achtergrond is een uitdaging voor iedereen, en nog meer voor neurodivergente medewerkers gezien zij vaak de muziek niet kunnen uitfilteren.
• Grijp in als mensen over elkaar heen beginnen te roepen om verstaanbaar te zijn. Vaak is het één iemand die begint en voor je er erg in hebt is het een luid geroezemoes aan stemmen die overweldigend zijn en het lastig maken om nog optimaal te communiceren met elkaar. Op zo momenten neem het woord, en vraag mensen om hun stem terug te dempen zodat niemand naar huis gaat met hoofdpijn, een hese stem en een overweldigd gevoel.
• Geef duidelijke en concrete informatie vooraf door zowel geschreven en in video of audio. Zo weten mensen perfect waar het event doorgaat, hoe ze daar geraken, hoe de ruimte er uit ziet, wat er zal gebeuren tijdens het event en hoe lang dit event zal duren. Als er een dress code is, vermeld je dit best ook duidelijk en ruim vooraf. Op deze manier helpt het mensen om zich voor te bereiden op het event en de stress te verminderen.
• Voorzie in de uitnodiging en aankondiging van het evenement ook de mogelijkheid voor deelnemers om aan te geven of ze bepaalde behoeften hebben waar rekening mee dient te worden gehouden.
• Voorzie diverse activiteiten zodat iedereen wel iets heeft waar die zich in kan vinden.
• Sta toe dat mensen op flexibele tijden kunnen arriveren en vertrekken, zodat ze zich niet onder druk gezet voelen om gedurende de hele bijeenkomst aanwezig te zijn. En zorg er ook voor dat mensen kunnen passen voor het event zonder dat dit negatieve gevolgen heeft achteraf. Niet iedereen is altijd in de feeststemming, denk maar aan mensen die recent afscheid hebben moeten nemen van iemand en nog vele andere mogelijke situaties. Vraag hierom ook niet om de reden waarom mensen niet zullen deelnemen aan het event. Als ze er klaar voor zijn, zullen ze dit uit zichzelf wel delen met jou.
• Focus gedurende het gehele jaar op inclusie en diversiteit, zodat het in de bedrijfscultuur zit om met elkaar rekening te houden, begrip te hebben voor elkaar context. Het organiseren van een inclusieve nieuwjaarsreceptie is een stap in de goede richting, maar het streven naar inclusie moet een continu proces zijn. Zorg ervoor dat teamleden bewust zijn van neurodiversiteit. Bied educatieve sessies aan die focussen op neurodiversiteit, en zorg dat deze toegankelijk zijn voor alle medewerkers. Hierdoor ontstaat niet alleen begrip, maar ook een cultuur van empathie en aanpassing. Dit vergroot niet alleen de inclusie tijdens het evenement, maar versterkt ook de bedrijfscultuur op lange termijn.
• Na afloop van het evenement, vraag om feedback om te achterhalen wat goed werkte en wat verbeterd kan worden voor toekomstige gelegenheden. Het is ook belangrijk om open te staan voor suggesties en aanpassingen van medewerkers, omdat zij vaak het beste weten wat voor hen werkt.

Stap voor stap

Moet je nu al die zaken direct gaan toepassen voor je evenementen? Uiteraard niet, begin met een kleine stap. En werk stap voor stap toe naar meer inclusieve evenementen met het bedrijf. Alleen al het lezen van dit artikel is een eerste stap in de richting van inclusie. Een volgende kan zijn om dit artikel te delen met je collega’s en/of het gesprek aangaan met hen over het creëren van evenementen waar iedereen zichzelf kan zijn en zich welkom voelt. Samen bouwen we aan een wereld waar iedereen zich thuis voelt.